Podrobnosti dogodka
VSEBINA:
1. NAČRTUJ OCENJEVANJE
KORAK 1: Začni z zakaj
– Ali je ta program vreden izvedbe?
– Ali je to problem, ki ga je vredno rešiti?
– Ali je to priložnost, ki jo je vredno izkoristiti?
– Ali bo ta novi program prinesel dovolj dodane vrednosti, da bo nadomestil stroške?
– Katere poslovne mere, ki jih imamo v sistemu bo program izboljšal?
KORAK 2: Poskrbi za izvedljivost – izberi pravo rešitev
V tem koraku se ugotavljajo vzroki težav ali preučujejo različni pristopi za obravnavanje priložnosti.
– Kaj je treba spremeniti, da bi vplivali na merilo učinka?
– Kaj lahko omogoči to spremembo?
– Katera je najboljša rešitev?
KORAK 3: Pričakuj uspeh – načrtuj za rezultate
Začnemo s koncem v mislih in predvidimo, katere podatke bomo potrebovali, kdaj in kako jih bomo
zajemali. Pri pričakovanju uspeha je vključenih več vprašanj:
– opredelitev uspeha programa
– določitev ciljev na več ravneh
– opredelitev odgovornosti vseh zainteresiranih strani za doseganje uspeha
– dokončanje načrta zbiranja podatkov in
– dokončanje načrta analize donosnosti naložbe
2. ZBERI PODATKE
KORAK 4: Poskrbi za pomembnost – zasnuj za Vhode, Odziv in Učenje
Pomembnost je ključnega pomena za:
– Vhode – raven 0: kdo v programu sodeluje
– Odziv – raven 1: kako program udeleženci dojemajo in
– Učenje – raven 2: kaj se bodo udeleženci naučili
Podatki se zbirajo z različnimi postopki merjenja: od formalnega testiranja do neformalnega
samoocenjevanja. Uporablja se več metod: ankete, vprašalniki, opazovanje, intervjuji, testi/vizi,
fokusne skupine, demonstracije, simulacije, …
KORAK 5: Poskrbi da se prime – zasnuj za Uporabo in Učinek
Osredotočamo se na dve vrsti podatkov, ki se zbirajo po izvedbi programa z uporabo različnih
metod spremljanja:
– Uporaba – raven 3: kako in koliko zaposleni uporabljajo novo znanje pri delu
– Učinek – raven 4: kakšen učinek ima sprememba dela na poslovne mere organizacije
Tipične metode so: ankete, vprašalniki, opazovanje, intervjuji, fokusne skupine, spremljanje
uspešnosti, … Izboljšanje stopnje odzivnosti je ključno vprašanje pri zbiranju podatkov po
zaključku programa. Z dosledno uporabo določenih tehnik lahko dosežete 70-80-odstotno
stopnjo odzivnosti.
3. ANALIZIRAJ PODATKE – poskrbi za kredibilnost
KORAK 6: Izoliraj učinke
Eden najpomembnejših korakov v postopku je izoliranje učinkov programa. S tem se ugotovi obseg
učinka, ki je neposredno povezan s programom. Pri tem lahko uporabimo različne metode: kontrolne
skupine, ocene udeležencev, analize trendov, matematične modele, …
Čeprav je včasih težko izolirati učinke programa od drugih vplivov, je to potrebno za verodostojnost
analize. Brez tega koraka ni dokaza, da je program povezan s poslovnimi merami.
KORAK 7: Podatke pretvori v monetarno vrednost
Za izračun ROI je treba izboljšanje poslovnih mer pretvoriti v denar. V tem koraku se za enega ali več
mer učinka, povezanih s programom, določi denarno vrednost. Za določitev vrednosti mere je na
voljo več tehnik: standardna vrednost, notranji ali zunanji strokovnjaki, zunanje podatkovne zbirke,
pretekli stroški, …
Mehke mere so včasih matematično povezane z drugimi merami, ki jih je lažje pretvoriti v denar. Ta
pristop se uporablja za mere, ki jih je zelo težko pretvoriti v denarne vrednosti, vendar so povezane
z drugimi merami. Na primer: zavzetost zaposlenih (ki jo je težko ovrednotiti) je običajno povezana s
prihodki na zaposlenega (ki jih je lahko ovrednotiti).
KORAK 8: Prepoznaj neopredmetene koristi
Neopredmetene koristi so koristi programa, ki jih ne želite pretvoriti v denar. Gre za mere, ki jih ni
mogoče verodostojno pretvoriti v denar z minimalnimi sredstvi. Neopredmetene koristi so npr.:
prilagodljivost, ugled, odločnost, skrb, družbena odgovornost, …
KORAK 9: Zajami vse stroške programa
Pri izvajanju študij učinka so za izračun donosnosti naložbe potrebni skupni stroški programa. Stroški
morajo biti v celoti zajeti, tj. vključevati morajo vse neposredne stroške – to so tisti, ki jih plačamo po
računih (npr. gradiva, trener, prostor, hrana) in posredne stroške – to so tisti, ki nastanejo interno
(npr. analiza potreb, razvoj programa, čas udeležencev, administracija).
KORAK 10: Izračunaj ROI
Donosnost naložbe (ROI) je finančna metrika, ki predstavlja končno merilo uspešnosti programa.
Izražena je v odstotkih.
4. OPTIMIZIRAJ REZULTATE
KORAK 11: Povej zgodbo – rezultate sporoči ključnim deležnikom
Poročanje o rezultatih analize je pomemben korak v ROI Metodologiji. Bistveno je pravilno
opredeliti občinstvo, zagotoviti ustrezne informacije (celotna študija, povzetek, tabele, videi,
blogi,…) ter izbrati ustrezne medijske kanale (brošure, spletna stran, sestanki).
Bistvene so štiri ciljne skupine:
· Udeleženci, ki so neposredno vključeni v program in ki ocenjevalcem zagotavljajo podatke.
· Neposredni vodje udeležencev, ki potrebujejo dokaze o uspešnosti programa.
· Sponzorji programa, ki morajo razumeti vrednost programa za organizacijo.
· Člani ekipe zaposlenih, ki morajo vedeti, kako je bilo razvito vrednotenje donosnosti naložb.
KORAK 12: Optimiziraj rezultate – uporabi mišljenje »črne škatle« za povečanje financiranja
Na koncu uporabimo mišljenje „črne škatle“ oz. „black box thinking“ iz letalstva, da po nesreči (ali pa
tudi ne nesreči) preverimo, kaj je mogoče še izboljšati in ali bi bilo smiselno podporo programu še
okrepiti.
To je zadnji korak v ROI Metodologiji in je namenjen ohranitvi ali povečanju financiranja.
Zelo verodostojni rezultati so odličen argument za ohranitev ali povečanje financiranja. To pa je
povezano tudi z vprašanjem izboljšanja procesa, saj se podatki zbirajo in uporabljajo za uvajanje
sprememb za izboljšanje programa. Ne glede na to, ali program prinaša želene rezultate ali ne, ga je
izziv narediti še boljšega in povečati donosnost naložbe.
Dobra novica je, da je mogoče ugotoviti vzroke za neuspeh (ali razočaranje nad rezultati) in da je
mogoče na različnih točkah postopka izvesti prilagoditve. Vse te prilagoditve so namenjene temu, da
bi program ali projekt postal uspešnejši in da bi v bistvu prešel od povprečnih ali negativnih rezultatov
k zelo pozitivnim. Tudi če so rezultati pozitivni, lahko s prilagoditvami še vedno dosežemo izboljšave.
To pomaga izboljšati financiranje, hkrati pa se bodo obravnavala tudi druga pomembna vprašanja,
kot so večja podpora, zavezanost, spoštovanje in vključenost.
Koristi ROI
– Poravnajte projekte s poslovnimi potrebami.
– Prikažite prispevek izbranih projektov.
– Zaslužite spoštovanje deležnikov in sodelavcev.
– Zgradite zavzetost zaposlenih.
– Upravičite/zaščitite proračune.
– Izboljšajte podporo za projekte.
– Nadgradite procese zasnove in uvajanja
– Prepoznajte neučinkovite projekte, ki jih je potrebno zasnovati ponovno ali ukiniti.
– Prepoznajte uspešne projekte, ki jih lahko uvedete še na drugih področjih.
– Prislužite si “sedež za mizo”.
Projekt je sofinanciran s pomočjo Evropskega sklada za regionalni razvoj, Ministrstva za gospodarski razvoj in tehnologijo ter SPIRIT Slovenija, javna agencija.