Elektronsko vlaganje refundacijskih zahtevkov za nadomestila plač
V Uradnem listu RS, številka 61/21, z dne 16. 4. 2021, objavljena novela Pravil obveznega zdravstvenega zavarovanja (POZZ), ki vsebuje določbo o obveznem elektronskem vlaganju zahtev za povračilo izplačanega nadomestila prek sistema SPOT za delodajalce, ki so vpisani v Poslovni register Slovenije (PRS).
V 229. člen POZZ je namreč dodan nov sedmi odstavek, ki se glasi:
»Delodajalec, ki je vpisan v Poslovni register Slovenije, vlaga zahteve za povračilo izplačanega nadomestila iz tretjega in četrtega odstavka tega člena prek informacijskega sistema za podporo poslovnim subjektom.«
Zahtevke za refundacijo v papirni obliki bodo lahko vlagali le delodajalci, ki so fizične osebe, in sicer za delavce, ki so zavarovani z zavarovalno podlago 016 (za gospodinjske pomočnice, osebne tajnice, delavce na kmetiji in podobno).
V prehodnih in končnih določbah novele POZZ je nadalje navedeno, da se novi sedmi odstavek 229. člena uporablja za zahteve za povračilo izplačanega nadomestila, ki bodo vložene od 1. januarja 2023.
Šlo bo torej za postopno vključitev v obvezno vlaganje eZahtevkov prek sistema SPOT ali vmesnika eNDM za delodajalce, vpisane v PRS, ki bo dokončno uvedeno s 1. januarjem 2023.
Vlaganje eZahtevkov prek sistema SPOT oziroma vmesnika eNDM je sicer omogočeno že od leta 2017, vendar se veliko število delodajalcev še vedno ni odločilo za uporabo tega sistema in zahtevke vlagajo ročno, v papirni obliki po klasični pošti. Predvsem manjši delodajalci so se že prilagodili in vlagajo eZahtevke prek portala SPOT, medtem ko mnogi večji delodajalci vlagajo zahtevke še ročno. Večji pospešek elektronskemu vlaganju je omogočil lani uveden elektronski bolniški list (v nadaljevanju: eBOL).
Z uvedbo eBOL ni več potrebe po skeniranju in prilaganju bolniških listov k zahtevku za refundacijo nadomestila plače, kar so pred njegovo uvedbo delodajalci navajali kot glavni razlog, da še niso prešli na eZahtevek.
Naj omenimo, da vlaganje eZahtevkov prek sistema SPOT prinaša številne prednosti, ključne pa so naslednje:
- omogoča se elektronski vnos zahtevka in pripadajočih obračunov preko elektronskega obrazca na portalu SPOT. S tem se manjšim delodajalcem, ki za obračun plač in nadomestil uporabljajo enostavnejše informacijske rešitve, omogoči sodobna elektronska pot komunikacije z ZZZS;
- omogoča se uvoz podatkov za zahtevek in obračun iz izvornih računovodskih aplikacij za obračun plač pri delodajalcu (v spletni vmesnik eNDM). Vmesnik je zelo koristen za velike delodajalce, saj odpade potreba po večkratnem ročnem vnosu podatkov;
- omogoča se preverjanje vnesenih podatkov obračuna še pred oddajo zahtevka in informativni izračun nadomestila za posamezen obračun. S to funkcionalnostjo se omogoči delodajalcu, da ob vnosu podatkov s pomočjo formalnih in logičnih kontrol čim bolj zmanjša možnost napak pri vnosu. Bistveno se skrajša tudi sam vnos podatkov, saj se del podatkov pridobi iz elektronskega bolniškega listka (eBOL). Prav tako se zmanjšajo napake na strani ZZZS, saj ni potrebno ročno pretipkavanje podatkov, ki jih poda delodajalec, v interno računalniško aplikacijo;
- omogoča se pregledovanje vloženih zahtevkov. Delodajalec, ki je vložil zahtevek za refundacijo, lahko kadar koli sam preveri, v kakšnem statusu je zahtevek in za katere obračune je bilo izvedeno plačilo. Delodajalec ima vpogled tudi v priznane refundacije v preteklih obdobjih, tudi pred prehodom na elektronsko vlaganje zahtevkov.
Potrebno je tudi omeniti, da je 18 programskih hiš, ki ponujajo programe za obračun plač, svoje rešitve že pripravilo tako, da imajo implementirano možnost vlaganja eZahtevkov preko vmesnika eNDM in kar precej delodajalcev to že uporablja.
Ocenjujemo, da bodo z uvedbo obveznega vlaganja eZahtevkov potrebne le manjše prilagoditve organizacije dela na področju obračuna plač in nadomestil pri delodajalcih, tudi zaradi uvedbe eBOL, saj so ti že z uvedbo le-tega deloma prilagodili svoje poslovanje.
1. januar 2023 je skrajni rok za vključitev v sistem SPOT oziroma v vmesnik eNDM, do takrat pa apeliramo na delodajalce, naj čim prej začnejo postopke za vključitev v oddajanje elektronskih refundacijskih zahtevkov in dogovore s svojo programsko hišo glede morebitne implementacije vmesnika, tako da bomo lahko do konca leta 2022 postopoma vključili vse poslovne subjekte, ki so vpisani v PRS.
Hkrati vas obveščamo, da so soglasje na obvezno uvedbo elektronskega vlaganja zahtevkov podali tudi: Združenje delodajalcev Slovenije, Gospodarska zbornica Slovenije, Združenje delodajalcev obrti in podjetnikov Slovenije, Obrtno-podjetniška zbornica Slovenije in Trgovinska zbornica Slovenije.
Elektronsko vlaganje zahtevkov bo delodajalcem zagotovil večje prihranke pri času in sredstvih, hkrati pa bo pozitivno vplival na roke za obdelavo in nakazilo zahtevkov za refundacije nadomestil na Zavodu, saj se tako izognemo napakam pri ročnem vnosu vhodnih podatkov in ohranimo sprejemljive roke za nakazilo refundacij kljub povečevanju števila zahtevkov in obračunov v zadnjih letih (od leta 2007 se je število obračunov za nadomestila na ZZZS povečalo za 99,24%).
Vir: Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije
Pripravila: Maja Polutnik, Strokovna sodelavka ZZZS
